Любые продажи в системе HMS могут быть оформлены с помощью «заказов». При оформлении заказов указывается вся необходимая информация о покупателе — «физическом» или «юридическом» лице, а так же о бронировании спальных мест или номеров, или продаже товаров и/или услуг.
Во-избежании дублирования информации, все данные «юридических» и «физических» лиц хранятся в специальных электронных справочниках — справочник «Юр.лица» и «Физ. лица», соответственно.
Бронирования спальных мест и номеров могут осуществляться как для группы гостей, так и для гостей по одному.
Каждое «бронирование» может быть в одном из следующих статусов: «забронирован» — гость забронировал место/номер, но еще не прибыл; «заселен» — гость проживает на указанном месте; «освобожден» — гость выехал, освободил номер/спальное место; «отменен» — место было забронировано, но в дальнейшем, гость отменил свое бронирование.
При отмене бронирования, система HMS требует ввода текстовой информации о причинах отмены. В дальнейшем эту информацию можно использовать для повышения лояльности гостей или выявления «не адекватного» поведения отдельных личностей.
С помощью заказов можно оформлять продажи товаров и/или услуг. Товары и услуги, которые Вы продаете Вашим гостям — хранятся в электронном справочнике «Товары & Услуги».
Для работы с Вашими партнерами (агентами по продажам), при оформлении заказов, можно указывать агентский процент (% вознаграждения) за поступивший через агента (или туристическое агентство) заказ.
Все заказы имеют форму для печати «Заказа» и «Акта оказанных услуг».
Система HMS позволяет выбрать в каком формате выводить печатные документы. Всего определено три формата: MS Word (RTF), MS Excel и Open Office (odt).
Особенно интересен последний формат Open Office — это бесплатное приложение, которое можно использовать вместо дорогостоящего MS Office.
Система управления отелем HMS позволяет строго контролировать оплату имеющихся заказов.
Все заказы с просроченной предоплатой или неоплаченные полностью вовремя — отображаются со специальными обозначениями.